团体接送不能只看人数。行李体积、是否同机抵达、下车地点是否一致，以及成员是否必须同车，都会影响选择。一辆商务车适合路线简单、希望全程同行的小团体；行李较多或目的地不同，多辆车往往更从容。Belka Travel Concierge 作为协调与礼宾服务，可协助梳理出行信息。
先计算实际可用座位
请列出所有乘客：成人、儿童、需要安全座椅的婴幼儿，以及上下车需要更多空间的客人。车辆标示的最高载客数，不等于放入儿童座椅、随身行李后仍舒适的座位数。
- 如中途有人加入或离开，请注明每一段的人数。
- 提供儿童年龄和身高。
- 不要遗漏婴儿车、轮椅辅助设备、乐器箱或运动装备。
- 说明全员同车是必要条件还是偏好。
机场抵达时，可参考家庭与行李机场接送指南；也可通过接送服务页面说明基本行程。
行李要说明尺寸和形状
仅报“六件行李”并不充分。请区分登机箱、中型和大型行李箱、硬壳箱、纸箱，以及不能竖放的物品。还应预留航班落地后可能增加的购物袋或手提物品空间。
不要把行李厢按理论容量塞满。预留余量有利于安全装卸，也能应对外套、婴儿车和临时变化。若大件行李密集，两辆车可能比一辆满载商务车更舒适。
适合选择一辆商务车的情况
全员乘坐同一航班、前往同一地址、并希望一路同行时，一辆商务车通常最清晰：集合点和装车环节都更少。若有多件大箱、多个儿童座椅、行动不便的乘客或连续多个下车点，则应重新比较方案。
何时应安排多辆车
不同航站楼抵达、入住地址不同或出发准备时间不同，均适合分车。它也提供弹性：一辆车可先出发，另一辆车等待延误的行李。若当天有会面和不确定停靠，配司机用车可能比单次点对点接送更合适。
分车必须有明确表：每人乘哪辆车、每位司机的联系方式、目的地顺序和一位团体联系人。若抵达环节需要更有序的航站楼衔接，可了解机场协助服务的协调方式。
提前确认下车点和备用方案
街道地址不一定足够。酒店可能有专用车道，公寓可能有门禁，活动场地也可能有多个入口。请提供地点名称、完整地址、建议入口、现场联系人及地图说明；并确认先卸行李还是先让乘客下车。
多车同行不应依赖车流中的目视跟随。建议建立群聊，约定车辆顺序、失联后的集合点和处理规则。按小时用车与固定路线接送的实际差异，可参阅按小时包车与点对点行程说明。
发送给协调方的信息
请在一条信息中汇总日期、航班或上车时间、乘客名单、详细行李、儿童座椅需求、所有地址、停靠顺序、联系人和进场提示；同时说明航班可能变化，以及谁可以确认调整。
更多准备建议请阅读 Belka Travel Concierge 文章。确定基本安排后，可通过联系页面提交路线和团体信息，以便进一步核对物流细节。