活动当天安排配司机车辆，重点不只是把客人送到场馆，而是把下车点、通行权限、临时交通管制、车辆等候和散场后的接送衔接起来。越早明确这些环节，现场越不容易出现客人找不到车或车辆无法靠近的情况。
先确认入口和车行路线
场馆地址未必等于宾客入口。大型活动常把宾客、工作人员、供应商和获准车辆分流。请向 Belka Travel Concierge 提供场馆、日期、指定入口、希望抵达的时间范围及现场联系人。乘机抵达的宾客，可把安排与机场迎接服务或预先协调的接送服务连接起来。
把下车指引写得简短明确
入口附近通常只能短暂停靠。应确认允许下车的位置、备用入口以及司机接收更新信息的方式。给每位宾客发送简明说明：集合点、联络方式，以及暂时看不到车辆时该怎么做。不要把禁停路边当作备用方案，这可能造成整体延误。
交通管制与通行证
安保措施、道路封闭和活动人流可能在当天改变路线。与其承诺单一路线，不如设定抵达时间范围和替代进场方向。如需车辆通行证，应确认所需的司机与车辆资料、提交截止时间、领取方式和门禁联系人。活动邀请函并不当然等同于车辆进入管制区域的许可。
选择合适的等候方式
若宾客有多段行程、结束时间不确定或需深夜离开，配司机用车会更便于协调。但也要事先确定车辆可合法等候的位置、是否必须离开管制区，以及由谁通知司机客人已准备出发。对于时间短且结束明确的活动，单独安排返程接车有时更合适。
安排散场后的接送
演出、比赛或会议结束时，人群会同时离场，移动网络也可能拥堵。大型团体宜分组，设定容易识别的接车点，并错峰出发。家庭、长者、行动不便人士和重要宾客尤其需要短而清楚的步行路线。前往酒店、晚餐地点或机场的客人，应分别记录目的地。
准备备用方案
提前约定第二集合点、可接受的等候时长、宾客与场馆联系人，以及航班延误或活动延时的处理方法。可阅读深夜接送安全提示，也可在文章中心查看更多准备建议。
请提供人数、行李、儿童座椅、无障碍需求、语言偏好和最终目的地。需要根据活动流程协调时，请联系 Belka Travel Concierge。