აეროპორტის VIP მომსახურებისთვის კარგი ბრიფი მხოლოდ სიტყვა „VIP“ არ არის — ესაა მკაფიო საოპერაციო აღწერა. ის ეხმარება Belka Travel Concierge-ს, როგორც კოორდინაციისა და კონსიერჟის სერვისს, შეაფასოს შეხვედრის ფორმატი, სახმელეთო ლოგისტიკა და ცვლილებების შემთხვევაში მოქმედების ალტერნატივები. ცალ-ცალკე მონიშნეთ სავალდებულო მოთხოვნები და სურვილები.
1. განსაზღვრეთ ეტაპი და მიზანი
მიუთითეთ, დახმარება გჭირდებათ ჩამოფრენისას, გაფრენისას, ტრანზიტისას თუ რამდენიმე მონაკვეთზე. შეხვედრის ადგილი და პროცესი ამ შემთხვევებში განსხვავდება. მოთხოვნის ზუსტად ჩამოსაყალიბებლად გაეცანით ჩამოსვლის, გაფრენისა და ტრანზიტის მომსახურების განსხვავებებს.
- აღწერეთ მიზანი: აეროპორტში ორიენტირება, ოჯახის დახმარება, ენობრივი მხარდაჭერა, ჯგუფის კოორდინაცია ან მძღოლთან გადაცემა.
- დაასახელეთ პრიორიტეტები: კონფიდენციალურობა, ნაკლები სიარული, ბარგი, გადაადგილების მხარდაჭერა.
- გამოყავით აუცილებელი პირობები და არჩევითი სურვილები.
- განმარტეთ, ჯგუფი ერთად უნდა გაჰყვეს თუ რომელიმე მგზავრს ცალკე დახმარება სჭირდება.
2. ფრენის მონაცემები ბილეთის მიხედვით მიაწოდეთ
თითოეული შესაბამისი მონაკვეთისთვის ჩაწერეთ აეროპორტი, თარიღი, ფრენის ნომერი, მარშრუტი, დაგეგმილი დრო და ოპერაციის ტიპი. დაჯავშნის დადასტურების დამატება სასარგებლოა, თუმცა ტექსტურადაც მიუთითეთ, რომელი მონაკვეთის მომსახურებაა საჭირო. მონიშნეთ კოდშეარ-რეისები, ცალკე ბილეთები, ტერმინალის ცვლილება და მოკლე გადაჯდომა. ცვლილება დაუყოვნებლივ გააგზავნეთ; დაგეხმარებათ ჩამოსვლის მომსახურების გეგმა ფრენის დაგვიანებისას.
3. აღწერეთ მგზავრები და რეალური საჭიროებები
მიუთითეთ სრული სახელები ლათინური ასოებით ზუსტად ისე, როგორც სამგზავრო დოკუმენტებშია, ზრდასრულებისა და ბავშვების რაოდენობა, ბავშვების ასაკი და საკომუნიკაციო ენა. დაასახელეთ ადგილზე გადაწყვეტილების მიმღები პირი. აღწერეთ შეზღუდული მობილობის, ეტლის, საბავშვო ეტლის, ცხოველის, დიდი ზომის ნივთის ან სპეციალური ბარგის პრაქტიკული საჭიროებები. სამედიცინო და დოკუმენტური მონაცემები გააზიარეთ მხოლოდ კოორდინაციისთვის აუცილებელ მოცულობაში და შეთანხმებული უსაფრთხო არხით.
აეროპორტის დახმარება არ ანაცვლებს ავიაკომპანიის, სასაზღვრო, საბაჟო ან უსაფრთხოების წესებს. განსაკუთრებული გარემოებების ღიად მითითება სწორ დაგეგმვას უწყობს ხელს და არ ნიშნავს პროცედურების გვერდის ავლას.
4. ცალკე დააზუსტეთ ბარგი და ტრანსფერი
ჩაწერეთ ბარგის ერთეულების რაოდენობა, არასტანდარტული ნივთები, ურიკის საჭიროება და ის, ვინც ბარგს ჩაიბარებს. ავტომობილისთვის საჭიროა დანიშნულების მისამართი, მგზავრთა რაოდენობა, ბარგის რეალური მოცულობა, ბავშვის სავარძლები, მანქანის სასურველი ტიპი და მძღოლის ან შემხვედრის კონტაქტი. იხილეთ ტრანსფერის კოორდინაციის მონაცემები და აეროპორტის VIP კოორდინაციის აღწერა.
5. განსაზღვრეთ კონტაქტები და სათადარიგო სცენარი
მიუთითეთ მგზავრის იმ დღის მოქმედი ტელეფონი, სათადარიგო კონტაქტი, მესენჯერი და ენა. განმარტეთ, შეიძლება თუ არა მძღოლთან, ასისტენტთან, ნათესავთან ან ოფისთან დაკავშირება. დაგვიანების, გამოტოვებული გადაჯდომის, გაუქმების, ტერმინალის ცვლილების, შემხვედრის არყოფნის ან კავშირის დაკარგვისთვის დაწერეთ: ვის დაურეკონ პირველად, დაელოდონ თუ არა და როდის ამოქმედდეს ალტერნატივა.
6. გააგზავნეთ ერთი საბოლოო ვერსია
შეამოწმეთ, რომ საბოლოო შეტყობინება შეიცავს ფრენას და თარიღს, მგზავრებს, მიზანს, ბარგს, ტრანსფერს, კონტაქტებს, განსაკუთრებულ გარემოებებსა და ბოლო ცვლილებებს. ნუ გააზიარებთ ზედმეტ პერსონალურ მონაცემებს. მრავალაეროპორტიანი მარშრუტისთვის ევროპის მიმართულებების გვერდი დაგეხმარებათ მოთხოვნების აეროპორტების მიხედვით დაყოფაში.
ბრიფი წინასწარ გააგზავნეთ და განახლებები ერთ მიმოწერაში შეინახეთ. კონკრეტული მარშრუტის შესათანხმებლად დაუკავშირდით Belka Travel Concierge-ს.