Dobry brief na usługę VIP na lotnisku to precyzyjne podsumowanie organizacyjne, a nie tylko prośba o „VIP”. Pozwala Belka Travel Concierge, działającemu jako usługa koordynacji i concierge, ocenić odpowiedni zakres asysty, logistykę naziemną i warianty awaryjne. Wyraźnie oddziel wymagania konieczne od preferencji.
1. Określ etap podróży i cel
Napisz, czy pomoc jest potrzebna przy przylocie, wylocie, tranzycie czy na kilku odcinkach. Punkt spotkania i przebieg obsługi będą inne w każdym z tych przypadków. Warto zapoznać się z różnicami między obsługą przylotu, wylotu i tranzytu.
- Podaj cel: sprawniejsze przejście przez lotnisko, wsparcie rodziny, pomoc językowa, koordynacja grupy lub przekazanie pasażera kierowcy.
- Wskaż priorytety: dyskrecja, mniej chodzenia, bagaż, potrzeby mobilności.
- Oddziel warunki obowiązkowe od życzeń.
- Wyjaśnij, czy grupa ma być prowadzona razem, czy część osób potrzebuje osobnej asysty.
2. Przekaż dane lotu zgodne z biletem
Dla każdego istotnego odcinka podaj lotnisko, datę, numer lotu, trasę, planowaną godzinę oraz rodzaj operacji. Potwierdzenie rezerwacji warto dołączyć, ale potrzebne jest też krótkie wskazanie, którego odcinka dotyczy usługa. Zaznacz lot codeshare, osobne bilety, zmianę terminalu i krótką przesiadkę. O zmianach informuj od razu; pomocny będzie plan obsługi przylotu przy opóźnieniu lotu.
3. Opisz pasażerów i faktyczne potrzeby
Podaj pełne imiona i nazwiska alfabetem łacińskim dokładnie jak w dokumentach podróży, liczbę dorosłych i dzieci, wiek dzieci oraz język komunikacji. Wskaż osobę uprawnioną do decyzji na miejscu. Opisz praktyczne potrzeby związane z ograniczoną mobilnością, wózkiem, wózkiem dziecięcym, zwierzęciem, dużymi przedmiotami lub nietypowym bagażem. Dane medyczne i dokumentowe przekazuj tylko, gdy są niezbędne do koordynacji, uzgodnionym bezpiecznym kanałem.
Asysta lotniskowa nie zastępuje wymogów linii lotniczej, kontroli granicznej, celnej ani bezpieczeństwa. Otwarte wskazanie szczególnych okoliczności ułatwia właściwe przygotowanie bez założenia, że procedury można pominąć.
4. Doprecyzuj bagaż i transfer
Wymień liczbę sztuk, przedmioty niestandardowe, potrzebę wózka bagażowego oraz osobę odbierającą bagaż. Przy samochodzie podaj cel podróży, liczbę pasażerów, rzeczywistą objętość bagażu, foteliki dziecięce, preferowany typ auta oraz kontakt do kierowcy lub osoby witającej. Sprawdź informacje potrzebne do koordynacji transferu oraz do usługi VIP na lotnisku.
5. Ustal kontakty i plan na zakłócenia
Podaj numer dostępny w dniu podróży, kontakt zapasowy, komunikator i język. Wyjaśnij, czy można kontaktować się z kierowcą, asystentem, bliskim albo biurem podróży. Dla opóźnienia, utraconej przesiadki, odwołania, zmiany terminalu, nieobecności osoby witającej lub braku zasięgu zapisz: do kogo dzwonić, czy czekać i kiedy uruchomić wariant alternatywny.
6. Wyślij jedną sprawdzoną wersję
Końcowa wiadomość powinna zawierać lot i datę, pasażerów, cel usługi, bagaż, transfer, kontakty, szczególne okoliczności i ostatnie zmiany. Nie wysyłaj zbędnych danych osobowych. Przy podróży przez kilka lotnisk pomocna może być strona kierunków w Europie.
Wyślij brief odpowiednio wcześnie i aktualizuj go w tym samym wątku. Aby omówić konkretną trasę, skontaktuj się z Belka Travel Concierge.