Niespodzianka w pokoju hotelowym udaje się wtedy, gdy wcześniej uzgodniono dostęp, ustawienie, okno czasowe, przechowanie i poufność. Belka Travel Concierge działa jako usługa koordynacyjna i concierge, łącząc Państwa plan z procedurami hotelu oraz dostawcami.
Najpierw zaplanuj moment
Podajcie okazję, hotel, daty pobytu, nazwisko zgodne z rezerwacją i preferowany moment odkrycia prezentu: przed przyjazdem, po wycieczce, po kolacji albo rano. Preferowana godzina nie oznacza gwarancji co do minuty; wpływ mają przydział pokoju, serwis sprzątający i faktyczny przyjazd gościa.
W plan można włączyć koordynację dostawy kwiatów. Gdy niespodzianka dotyczy przyjazdu, warto połączyć ją z transferem, nie zdradzając odbiorcy szczegółów.
O dostępie do pokoju decyduje hotel
Nie należy zakładać samodzielnego wejścia do pokoju. Hotel określa, czy przyjmie przedmioty przed zameldowaniem, czy rozmieści je własny personel, czy potrzebna jest zgoda gościa i jakie rzeczy są wyłączone. Nie opierajcie planu na wcześniejszym zameldowaniu, konkretnym pokoju ani numerze pokoju bez potwierdzenia.
- Przekażcie nazwisko z rezerwacji i numer referencyjny, jeśli jest dostępny.
- Ustalcie, czy obsługa może znać okazję.
- Zgłoście alergie oraz kwestie żywności, zapachów, szkła, ognia i rozmiaru.
- Przygotujcie wariant rezerwowy: recepcję, restaurację lub dostawę po zameldowaniu.
Dobierzcie przedmioty do zasad hotelu
Kwiaty, kartka i mały prezent bywają prostsze niż łatwo psująca się żywność, alkohol, balony lub rozbudowany wystrój. Świece, płatki, konfetti, intensywne zapachy i chłodzenie mogą być ograniczone. Pomocne są materiały o planowaniu międzynarodowej dostawy kwiatów oraz doręczaniu prezentów za granicą z concierge.
Zostawcie zapas czasu
Pewny proces obejmuje potwierdzenie hotelu, odbiór rzeczy, kontrolę kompletności, ustawienie i końcową wiadomość. Uzgodnijcie działanie przy opóźnieniu dostawcy, zmianie pokoju, późnym przyjeździe lub prośbie o nieprzeszkadzanie. Lepiej przygotować uzgodnione okno niż obiecać konkretną minutę.
Poufność i zdjęcia
Przekazujcie wyłącznie dane konieczne do realizacji. Przy tajnej niespodziance wskażcie uprawnione kontakty, sformułowania, których unikać, i sposób postępowania w nagłej sytuacji. Zdjęcie potwierdzające powinno być uzgodnione i nie pokazywać gości, rzeczy osobistych, dokumentów ani numeru pokoju.
Prześlijcie pełny brief
Potrzebne są daty, hotel, nazwisko rezerwacji, okazja, budżet orientacyjny, preferencje, ograniczenia, tekst kartki, przedział czasowy, kontakt awaryjny i plan B. Zobaczcie koordynowane realizacje oraz artykuły.
Prześlijcie podstawowe informacje przez stronę kontaktową. Belka Travel Concierge oceni możliwy scenariusz zgodny z zasadami hotelu.