Wydarzenie na jachcie jest łatwe dla gości wtedy, gdy wiedzą oni, gdzie się stawić, kiedy przyjechać i do kogo zadzwonić przy zmianie planów. Warto zaprojektować tę drogę przed wysłaniem zaproszeń: potwierdzić udział, wskazać jeden punkt zbiórki oraz przygotować warianty na spóźnienia, bagaż i zejście z pokładu. Belka Travel Concierge może koordynować komunikację między gospodarzem, gośćmi i usługodawcami.
Rozpisz drogę każdego gościa
Na liście roboczej uwzględnij kontakt, liczbę osób, punkt przyjazdu, bagaż, potrzeby mobilności, język i status RSVP. Zbieraj tylko dane potrzebne do realizacji. Pomocne pytania zawiera checklista zapytania o czarter jachtu.
Oddziel zaproszenie od instrukcji
Zaproszenie powinno podawać okazję, datę, dress code i kontakt RSVP. Osobna wiadomość operacyjna, wysłana po potwierdzeniu lub bliżej terminu, zawiera adres zbiórki, punkt orientacyjny, okno przyjazdu, telefon do koordynatora oraz wskazówki dotyczące bagażu. Nie proś gości o samodzielne szukanie miejsca postoju jachtu, ponieważ szczegóły mogą się zmienić.
Wybierz czytelny punkt zbiórki
Wejście do hotelu, brama mariny albo uzgodniony punkt w mieście są zwykle prostsze niż samodzielne dojście do jachtu. W zatłoczonych lokalizacjach, takich jak Monako, przygotuj osobne instrukcje dla samochodów i pieszych. Przedział czasu przyjazdu lepiej znosi kontrole i drobne opóźnienia niż jedna sztywna godzina.
Osobno prowadź transfer i wejście na pokład
Podziel gości według miejsca wyjazdu i wielkości grupy. Dla każdego auta potwierdź nazwiska, numery telefonów, gotowość oraz kontakt zapasowy. Plan koordynacji transferów porządkuje przekazanie gości, ale nie powinien obiecywać czasu przejazdu. W marinie sprawdź listę, bagaż i potrzebę pomocy, a następnie kieruj małe grupy do trapu zgodnie z poleceniami załogi. Oczekiwania różnią się też między czarterem jednodniowym a tygodniowym.
Ustal procedurę dla spóźnionych
Z góry wskaż, kto może zdecydować o czekaniu, jak utrzymać kontakt po odejściu jachtu i jaką wiadomość otrzyma spóźniona osoba. Późniejszego wejścia na pokład nie wolno obiecywać automatycznie: zależy ono od kapitana, miejsca postoju i warunków portowych. Gość powinien pozostać w umówionym miejscu i czekać na instrukcję koordynatora.
Zaplanuj zejście z jachtu
Przed wypłynięciem potwierdź przewidywane miejsce zejścia, dalsze auta, adresy i kontakty do kierowców. Po zacumowaniu wypuszczaj gości grupami i sprawdź bagaż. Przykłady zakresu działań znajdują się w projektach czarteru jachtów oraz artykułach Belka Travel Concierge.
Prześlij datę, obszar, liczbę gości, punkty przyjazdu, zarys programu i preferowane kanały kontaktu przez stronę kontaktową.